某クリニックにおいて、医師会への提出業務と月次の診療報酬請求に関する日程調整をBMCが支援しました。提出期限、スタッフの準備日、休診日や関係者の予定を照らし合わせ、対象月の作業日程を決定するところまで最後まで支援した運用整備の匿名事例です。
目次
課題：締切だけでは日々の作業予定が決まらない
診療報酬請求や医師会向けの提出書類は、締切日が分かっていても、事務スタッフが準備できる日、管理担当者が確認できる日、休診日との重なりを考慮する必要があります。対応日が直前まで曖昧なままだと、複数担当者の予定調整に時間を要します。
BMCが行ったこと
BMCは院内関係者とその場で確認しながら、対象月ごとに提出期限と作業可能日を照合しました。先に準備する書類と、請求処理を行う日を分けて話し合い、必要に応じて作業を同日に集約する案も調整しました。
- 締切の確認：医師会向け提出と診療報酬請求の期限を別々に把握
- 作業日程の確定：準備日、請求処理日、関係者が対応できる時間帯をすり合わせ
- 休診日の考慮：期限直前に休診日等が重なる月について前倒しを検討
- 担当者間の合意：複数名が同じ予定で動けるよう作業日を決定
実際に整えたこと・確認できた変化
面談時に、対象となる複数月の書類準備日と請求処理日について関係者の認識をそろえ、日程を合意するところまで完了しました。BMCは期日確認から担当者間の調整・日程確定まで一貫して支援しています。
なお、将来の提出業務や請求処理そのものは、この時点では実施前でした。期限内提出率、残業時間、請求ミスの減少といった定量効果は未測定です。
他の医療機関にも応用できる小さな工夫
- 外部の提出期限と院内の準備期限を分けて記録する
- 管理者・担当者の予定と休診日を先に重ね合わせる
- 作業を同日にまとめる場合も、準備段階の期限を別に設ける
- 「何日までに誰が何を終えるか」を短い共有文に残す
日程調整も、再現できる運営体制づくりの一部
大規模なシステム導入を行わなくても、毎月繰り返す業務の期限と担当を整理することで、運営上の不確実性を減らす準備ができます。Bridge Medical Consultingでは、医療機関の事務運営、役割分担、業務フローの整備などを支援しています。事業内容をご覧いただき、運用改善に関するご相談はお問い合わせフォームからお問い合わせください。
