某クリニックでは、新しい受付スタッフを受け入れる準備として、教育を特定のベテラン一人に集中させない方針を話し合いました。支援担当者が既存スタッフから指導に関する不安と日常業務の課題を聞き取り、複数人で支える教育体制と、判断に迷った際の相談経路を確認する面談工程まで実施した事例です。
目次
課題：教える側にも不安がある
新しいスタッフの教育を任された職員からは、日常的に扱わない業務について資料を見ながら説明する必要があることや、十分な指導経験がないことへの不安が共有されました。また、受付では予約・会計が集中する時間帯があり、指導と通常業務を一人で抱えると負担が偏る懸念もありました。
実際に行った面談・整理
- 教育担当の分担：経験の異なる複数スタッフが協力して受け入れる方向を共有した。
- 指導担当の不安の聞き取り：説明に迷う業務は資料を確認し、知識を持つ職員へ相談しながら進める考え方を確認した。
- 新人の相談経路：一人の指導者に質問が集中しないよう、周囲の職員に尋ねられる体制と管理担当者への相談可能性を確認した。
- 現場課題の把握：予約と会計が重なる時間帯、院内確認のため受付を離れる業務など、教育と並行して調整が必要な課題を聞き取った。
完了したことと、検証したこと
担当者との面談、教育上の不安の把握、複数人で支える基本方針、困った場合の相談先の確認を主に実施しました。正式なOJT日程の確定、教育チェックリストの運用開始、院内連携フローの変更、研修終了、定着率・業務時間の改善は、今後検証していきます。
今後は、最初に覚える業務、説明担当、確認者、業務習得の振り返り日を小さな表で管理し、現場に無理が出ていないかを確認することが考えられます。
他のクリニックに応用できる工夫
- 新人教育をベテラン一人に任せきりにせず、質問先を複線化する
- 教える側が「分からない」と言える環境をつくり、確認を優先する
- 会計・予約など忙しい時間帯を避けてOJTの枠を組む
- 教育計画の合意と、実際の研修・習得確認を別の工程として記録する
人材育成の小さな整理も、運営改善の一歩
クリニックの組織改善は大規模な人事制度変更だけではありません。日々の相談ルート、役割分担、業務の繁閑を丁寧に整理することが、働きやすい運営体制づくりの出発点です。Bridge Medical Consultingでは医療機関の採用・人材育成・組織運営の課題整理を支援しています。支援内容は事業内容をご確認ください。
